DSGVO Scout – Benutzerhandbuch
Benutzerhandbuch

DSGVO Scout

Der Datenschutz-Check
für Ihre WordPress-Website
Hersteller: Marketing-Fabrik
Für: Anwenderinnen und Anwender
Version des Handbuchs: 1.0 (Entwurf/Vorlage)
Stand: Juli 2026
Dieses Handbuch ist eine Vorlage. Da DSGVO Scout sich noch in Entwicklung befindet (geplanter Launch Sommer 2026), beschreiben die Kapitel den geplanten Aufbau laut Pflichtenheft. Alle mit „ZU PRÜFEN" markierten Stellen sowie alle Screenshot-Platzhalter müssen mit der fertigen Programmoberfläche abgeglichen bzw. mit Bildern gefüllt werden, bevor das Handbuch an Kunden geht. Die rosa Kästen und gestrichelten Rahmen erscheinen nicht im fertigen Dokument.

Inhaltsverzeichnis

  1. Willkommen – was DSGVO Scout für Sie tut
  2. Bevor es losgeht: Voraussetzungen
  3. DSGVO Scout installieren
  4. Ihren Lizenzschlüssel eingeben
  5. Der erste Blick: Das Dashboard
  6. Ihren ersten Scan starten
  7. Die vier Prüfbereiche verstehen
  8. Die Ergebnisse verstehen
  9. Gefundene Probleme abarbeiten
  10. Automatische Prüfungen und E-Mail-Hinweise
  11. Berichte erstellen und speichern
  12. Häufige Fragen (FAQ)
  13. Wenn etwas nicht funktioniert (Hilfe)
  14. Wichtiger rechtlicher Hinweis

1. Willkommen – was DSGVO Scout für Sie tut

Schön, dass Sie sich für DSGVO Scout entschieden haben. Dieses Handbuch führt Sie Schritt für Schritt durch das Plugin – auch dann, wenn Sie sich mit Technik nicht auskennen. Sie brauchen kein Vorwissen. Wir erklären alles in einfachen Worten und zeigen Ihnen, was auf Ihrem Bildschirm passieren soll.

Was ist DSGVO Scout?

DSGVO Scout ist ein Zusatzprogramm (ein „Plugin") für WordPress-Websites. Es prüft Ihre Website automatisch und regelmäßig darauf, ob sie den typischen Anforderungen des Datenschutzes entspricht – also der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und verwandter Vorschriften.

Viele Websites haben ohne Wissen ihrer Betreiber kleine Datenschutz-Probleme: eine Schriftart, die heimlich von einem fremden Server geladen wird, ein Kontaktformular ohne Einwilligungshäkchen, eine Datenschutzerklärung, die einen genutzten Dienst nicht erwähnt. Solche Punkte können zu teuren Abmahnungen führen. DSGVO Scout findet sie für Sie – bevor es jemand anderes tut.

Der Unterschied zu einem Cookie-Banner

Gut zu wissen DSGVO Scout ist kein Cookie-Banner. Es ersetzt also nicht Ihr Cookie-Einwilligungs-Werkzeug (zum Beispiel Borlabs Cookie oder Real Cookie Banner). Im Gegenteil: DSGVO Scout prüft unter anderem, ob Ihr Cookie-Banner und der Rest Ihrer Website ordentlich funktionieren. Die beiden ergänzen sich also.

Was DSGVO Scout NICHT ist

Bitte lesen DSGVO Scout ist ein technisches Hilfsmittel, keine Rechtsberatung. Das Plugin findet typische, technisch erkennbare Probleme und gibt Empfehlungen. Es kann keine vollständige, rechtssichere Prüfung durch eine Fachperson (etwa einen Datenschutzbeauftragten oder Anwalt) ersetzen. Sehen Sie es als fleißigen Assistenten, der Sie auf Auffälligkeiten hinweist – die letzte Beurteilung bleibt beim Menschen.

2. Bevor es losgeht: Voraussetzungen

Damit DSGVO Scout einwandfrei läuft, sollte Ihre Website folgende Voraussetzungen erfüllen. Falls Sie unsicher sind: Ihr Webhoster oder die Person, die Ihre Website betreut, kann Ihnen das schnell sagen.

Was Benötigt Was das bedeutet
WordPress Version 6.2 oder neuer Das System, auf dem Ihre Website läuft
PHP Version 8.0 oder neuer Eine technische Grundlage im Hintergrund – Ihr Hoster weiß das
Zugang Administrator-Rechte Sie müssen sich in Ihr WordPress einloggen und Plugins installieren dürfen
Mindestversionen mit dem finalen Stand von DSGVO Scout abgleichen (Werte oben aus dem Pflichtenheft übernommen).

3. DSGVO Scout installieren

Sie haben DSGVO Scout gekauft und per E-Mail eine Datei mit der Endung .zip sowie einen Lizenzschlüssel erhalten. Die ZIP-Datei ist das Plugin. So installieren Sie es:

  1. In WordPress einloggen Öffnen Sie Ihre Website-Verwaltung. Das ist meist Ihre Internetadresse mit dem Zusatz /wp-admin am Ende. Melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Passwort an.
  2. Zum Plugin-Bereich gehen Klicken Sie im Menü auf der linken Seite auf Plugins → Installieren.
  3. Auf „Plugin hochladen" klicken Oben auf der Seite finden Sie einen Knopf Plugin hochladen. Klicken Sie darauf.
  4. Die ZIP-Datei auswählen Klicken Sie auf „Datei auswählen", suchen Sie die DSGVO-Scout-ZIP-Datei auf Ihrem Computer und wählen Sie sie aus. Klicken Sie dann auf Jetzt installieren.
  5. Plugin aktivieren Nach kurzer Wartezeit erscheint ein Knopf Plugin aktivieren. Klicken Sie darauf. Fertig – DSGVO Scout ist jetzt einsatzbereit.
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Screenshot 1
Der Plugin-Bereich in WordPress mit DSGVO Scout in der Liste, deutlich sichtbar als „aktiviert".
Geschafft Nach der Aktivierung erscheint DSGVO Scout in Ihrem linken WordPress-Menü.
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Screenshot 2
Das linke WordPress-Menü, aufgeklappt, sodass der DSGVO-Scout-Eintrag mit seinen Unterpunkten (Dashboard, Scan, Ergebnisse, Berichte, Einstellungen, Lizenz) zu sehen ist.
Menünamen und Unterpunkte bestätigen, sobald die Oberfläche final ist, und im ganzen Handbuch angleichen.

4. Ihren Lizenzschlüssel eingeben

Damit DSGVO Scout dauerhaft für Sie arbeitet, müssen Sie einmalig Ihren Lizenzschlüssel eintragen. Den Schlüssel haben Sie nach dem Kauf per E-Mail bekommen.

  1. Zur Lizenz-Seite gehen Klicken Sie im linken Menü auf DSGVO Scout → Lizenz.
  2. Schlüssel einfügen Kopieren Sie den Lizenzschlüssel aus Ihrer E-Mail und fügen Sie ihn in das Feld ein. Tipp: Markieren, mit Strg+C kopieren, mit Strg+V einfügen – so vermeiden Sie Tippfehler.
  3. Auf „Aktivieren" klicken Nach wenigen Sekunden sollte eine grüne Bestätigung erscheinen, dass Ihre Lizenz aktiv ist.
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Screenshot 3
Die Lizenz-Seite mit dem noch leeren Eingabefeld und dem Aktivieren-Knopf.
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Screenshot 4
Dieselbe Seite nach erfolgreicher Aktivierung – mit grüner Bestätigung.
Gut zu wissen Ihre Lizenz ist an Ihre Website-Adresse gebunden. Für eine weitere Website benötigen Sie eine passende Lizenz. Bei Fragen hilft der Support von Marketing-Fabrik.

5. Der erste Blick: Das Dashboard

Das Dashboard ist Ihre Startseite in DSGVO Scout. Hier sehen Sie auf einen Blick, wie es um den Datenschutz Ihrer Website steht. Sie erreichen es über DSGVO Scout → Dashboard.

Auf dem Dashboard finden Sie typischerweise:

  • Einen Gesamtstatus – oft als Ampel: Grün heißt „alles in Ordnung", Gelb heißt „einige Hinweise", Rot heißt „wichtige Probleme gefunden".
  • Eine Übersicht der letzten Prüfung – wann geprüft wurde und wie viele Auffälligkeiten es gab.
  • Einen Knopf, um eine neue Prüfung zu starten.
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Screenshot 5
Das Dashboard von DSGVO Scout mit Gesamtstatus (Ampel) und Übersicht.
Tatsächlichen Dashboard-Aufbau beschreiben, sobald die Oberfläche steht.

6. Ihren ersten Scan starten

Ein „Scan" ist eine Prüfung Ihrer Website. DSGVO Scout schaut sich Ihre Seiten an und sucht nach typischen Datenschutz-Problemen. Das läuft vollautomatisch – Sie drücken nur den Startknopf.

  1. Zur Scan-Seite gehen Klicken Sie im linken Menü auf DSGVO Scout → Scan.
  2. Prüfung starten Klicken Sie auf den Knopf Scan starten. DSGVO Scout beginnt, Ihre Website zu untersuchen.
  3. Kurz warten Je nach Umfang Ihrer Website dauert das einige Sekunden bis wenige Minuten. Ein Fortschrittsbalken zeigt Ihnen, wie weit die Prüfung ist. Schließen Sie das Fenster in dieser Zeit möglichst nicht.
  4. Ergebnis ansehen Ist die Prüfung fertig, sehen Sie die Ergebnisse. Wie Sie diese lesen, erklären die nächsten Kapitel.
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Screenshot 6
Die Scan-Seite mit dem Start-Knopf und den Bedienelementen drumherum.
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Screenshot 7
Ein Scan während er läuft – mit Fortschrittsanzeige. (Falls es keine gibt, entfällt dieser Screenshot.)

7. Die vier Prüfbereiche verstehen

DSGVO Scout prüft Ihre Website in vier Bereichen. Jeder Bereich kümmert sich um ein anderes typisches Datenschutz-Thema. Hier erfahren Sie kurz und verständlich, was jeder Bereich für Sie tut.

1 Tracker-Erkennung

Viele Websites laden im Hintergrund Inhalte von fremden Servern – zum Beispiel Schriftarten von Google, ein YouTube-Video oder eine Landkarte. Solche „Tracker" können Datenschutz-Probleme verursachen, wenn sie ohne Einwilligung geladen werden. Dieser Bereich findet alle diese fremden Verbindungen und zeigt sie Ihnen an.

2 Datenschutzerklärung-Abgleich

In Ihrer Datenschutzerklärung müssen alle Dienste stehen, die Sie einsetzen. Dieser Bereich vergleicht die in Bereich 1 gefundenen Tracker mit dem Text Ihrer Datenschutzerklärung. Er zeigt Ihnen, welche Dienste Sie nutzen, aber nicht erwähnt haben – und umgekehrt, welche Dienste Sie erwähnen, aber gar nicht (mehr) nutzen.

3 Impressum-Prüfung

Ein Impressum muss bestimmte Pflichtangaben enthalten (zum Beispiel Name, Adresse, Kontaktmöglichkeiten). Dieser Bereich prüft, ob diese Angaben vorhanden sind, und weist Sie auf fehlende Punkte hin.

4 Formular-Prüfung

Kontakt- und Newsletter-Formulare brauchen in der Regel ein Einwilligungshäkchen und einen Hinweis auf die Datenschutzerklärung. Dieser Bereich findet die Formulare auf Ihrer Website und prüft, ob sie datenschutzgerecht aufgebaut sind.

Die vier Bereiche entsprechen dem MVP-Pflichtenheft. Bitte prüfen, ob im ausgelieferten Produkt tatsächlich alle vier enthalten sind oder zunächst nur ein Teil (laut Pflichtenheft ggf. Start mit Bereich 1 und 3). Kapitel entsprechend kürzen.

8. Die Ergebnisse verstehen

Nach dem Scan zeigt Ihnen DSGVO Scout eine Liste mit allen gefundenen Auffälligkeiten. Jeder Eintrag ist ein Befund – etwas, das Sie sich ansehen sollten. Dass bei der ersten Prüfung viele Einträge erscheinen, ist völlig normal.

Die Prioritäten

Priorität Bedeutung Was Sie tun sollten
Kritisch Ein ernstes Datenschutz-Problem, oft mit Abmahnrisiko Möglichst bald beheben
Hoch Ein wichtiges Problem Zeitnah einplanen
Mittel Ein Hinweis, der Beachtung verdient Bei Gelegenheit ansehen
Niedrig Eine kleine Verbesserungsmöglichkeit Optional
Tatsächliche Prioritätsstufen und Bezeichnungen bestätigen.

Ein Befund im Detail

Klicken Sie auf einen Befund, um Einzelheiten zu sehen. Dort finden Sie in der Regel: was gefunden wurde, auf welcher Seite, und eine Empfehlung, was Sie tun können.

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Screenshot 8
Die Ergebnis-Liste nach einem Scan mit mehreren Befunden und deren Prioritäten.
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Screenshot 9
Ein einzelner Befund im Detail – mit Beschreibung, betroffener Seite und Empfehlung.

9. Gefundene Probleme abarbeiten

Die Ergebnis-Liste ist Ihre Arbeitsliste. Sie müssen nicht alles auf einmal erledigen – gehen Sie die Befunde nach und nach durch, am besten von „Kritisch" nach unten.

Den Status eines Befunds ändern

  • Offen – noch nicht bearbeitet (Ausgangszustand).
  • In Bearbeitung – Sie arbeiten gerade daran.
  • Erledigt – das Problem ist behoben.
  • Ignoriert – für Sie nicht relevant.

Nach dem Beheben eines Problems lohnt sich ein erneuter Scan, um zu sehen, ob der Befund verschwunden ist.

Befunde filtern

Bei langen Listen können Sie filtern – etwa nur die kritischen oder nur die offenen Befunde anzeigen. So arbeiten Sie gezielt.

Tatsächliche Status-Werte und Filter bestätigen.

10. Automatische Prüfungen und E-Mail-Hinweise

Sie müssen den Scan nicht jedes Mal von Hand starten. DSGVO Scout kann Ihre Website automatisch in regelmäßigen Abständen prüfen und Sie per E-Mail informieren, wenn etwas Neues gefunden wird – besonders praktisch, weil sich Datenschutz-Probleme oft unbemerkt einschleichen (etwa durch ein neues Plugin oder einen neuen Inhalt).

  1. Zu den Einstellungen gehen Klicken Sie im linken Menü auf DSGVO Scout → Einstellungen.
  2. Zeitplan festlegen Wählen Sie, wie oft geprüft werden soll – zum Beispiel täglich oder wöchentlich.
  3. E-Mail-Hinweise aktivieren Tragen Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und schalten Sie die Benachrichtigungen ein.
  4. Speichern Klicken Sie auf Speichern, damit die Einstellungen übernommen werden.
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Screenshot 12
Die Einstellungen-Seite mit Zeitplan (täglich/wöchentlich) und E-Mail-Benachrichtigungen.
Wählbare Zeitpläne und E-Mail-Optionen bestätigen.

11. Berichte erstellen und speichern

Sie können die Ergebnisse als Datei speichern – zur eigenen Dokumentation oder um sie jemandem zu schicken.

  1. Zur Berichte-Seite gehen Klicken Sie im linken Menü auf DSGVO Scout → Berichte.
  2. Bericht erstellen Wählen Sie das Format und klicken Sie auf Erstellen. In der Regel gibt es einen PDF-Bericht (zum Ansehen und Ausdrucken) und einen CSV-Export (für Tabellen).
  3. Bericht speichern Speichern Sie den fertigen Bericht an einem Ort, an dem Sie ihn wiederfinden.
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Screenshot 10
Die Berichte-Seite mit den Optionen zum PDF- oder CSV-Export.
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Screenshot 11
Die erste Seite eines fertig erzeugten PDF-Berichts.
Berichtsformate und -typen bestätigen.

12. Häufige Fragen (FAQ)

Ersetzt DSGVO Scout meinen Cookie-Banner?

Nein. DSGVO Scout prüft Ihre Website – auch, ob Ihr Cookie-Banner richtig funktioniert. Es ersetzt den Banner aber nicht. Beide ergänzen sich.

Verändert DSGVO Scout meine Website?

Nein. DSGVO Scout prüft nur und gibt Empfehlungen. Sie entscheiden selbst, was Sie umsetzen.

Muss ich mich mit Technik auskennen?

Nein. Das Starten von Prüfungen und das Lesen der Ergebnisse funktioniert ohne technisches Wissen. Für das Beheben mancher Probleme kann Unterstützung durch Ihre Website-Betreuung hilfreich sein.

Funktioniert es auch mit einem Online-Shop (WooCommerce)?

Ja, DSGVO Scout ist mit WooCommerce nutzbar.

Bitte bestätigen, sobald WooCommerce-Kompatibilität final getestet ist.
Wo läuft die Prüfung – auf meinem Server oder woanders?

Die Prüfung läuft auf Ihrer eigenen Website.

Mit den tatsächlichen Datenschutz-Gegebenheiten von DSGVO Scout abgleichen.

13. Wenn etwas nicht funktioniert (Hilfe)

Problem Mögliche Lösung
Der Lizenzschlüssel wird nicht angenommen Prüfen Sie, ob der Schlüssel vollständig und ohne Leerzeichen eingefügt ist. Am sichersten ist Kopieren und Einfügen direkt aus der E-Mail.
Der Scan startet nicht oder bricht ab Laden Sie die Seite neu und versuchen Sie es erneut. Besteht das Problem weiter, wenden Sie sich an den Support.
Ich sehe den Menüeintrag nicht Stellen Sie sicher, dass das Plugin aktiviert ist (Kapitel 3, Schritt 5).
Ich bekomme keine E-Mail-Hinweise Prüfen Sie in den Einstellungen (Kapitel 10), ob die richtige E-Mail-Adresse eingetragen und die Benachrichtigung eingeschaltet ist. Sehen Sie auch im Spam-Ordner nach.
Support kontaktieren Wenn Sie nicht weiterkommen, hilft Ihnen das Team von Marketing-Fabrik gerne weiter. Schreiben Sie an: [Support-E-Mail-Adresse einfügen]
Support-Adresse und weitere Kontaktwege eintragen.

14. Wichtiger rechtlicher Hinweis

Bitte beachten DSGVO Scout ist ein technisches Werkzeug zur Unterstützung. Es führt eine technische Vorprüfung durch und weist auf typische, automatisch erkennbare Auffälligkeiten hin. DSGVO Scout ersetzt keine individuelle Rechtsberatung und keine vollständige, fachkundige Datenschutz-Prüfung durch eine sachverständige Person. Marketing-Fabrik übernimmt keine Gewähr dafür, dass eine mit DSGVO Scout geprüfte Website alle rechtlichen Anforderungen vollständig erfüllt. Für eine rechtssichere Beurteilung wenden Sie sich bitte an eine qualifizierte Fachperson (etwa einen Datenschutzbeauftragten oder Rechtsanwalt).
Diesen Disclaimer unbedingt anwaltlich prüfen lassen, bevor das Handbuch ausgeliefert wird.

DSGVO Scout – Benutzerhandbuch
Ein Produkt von Marketing-Fabrik · Version 1.0 (Entwurf/Vorlage) · Stand: Juli 2026

Dieses Handbuch begleitet Sie von der Installation bis zur täglichen Nutzung. Bei Fragen ist der Support gerne für Sie da.