1. Willkommen – was BFSG Scout für Sie tut

Schön, dass Sie sich für BFSG Scout entschieden haben. Dieses Handbuch führt Sie Schritt für Schritt durch das Plugin – auch dann, wenn Sie sich mit Technik nicht auskennen. Sie brauchen kein Vorwissen. Wir erklären alles in einfachen Worten und zeigen Ihnen bei jedem Schritt, was auf Ihrem Bildschirm passieren soll.

Was ist BFSG Scout?

BFSG Scout ist ein Zusatzprogramm (ein sogenanntes „Plugin") für WordPress-Websites. Es prüft Ihre Website automatisch darauf, ob sie barrierefrei ist – das heißt: ob auch Menschen mit Einschränkungen (zum Beispiel Sehbehinderungen) Ihre Website gut nutzen können.

Seit dem Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (kurz: BFSG) ist Barrierefreiheit für viele Websites in Deutschland Pflicht. BFSG Scout hilft Ihnen dabei, typische Probleme zu finden, bevor sie zu einem Ärgernis werden.

Was BFSG Scout NICHT ist

2. Bevor es losgeht: Voraussetzungen

Damit BFSG Scout einwandfrei läuft, sollte Ihre Website folgende Voraussetzungen erfüllen. Falls Sie unsicher sind, ob das der Fall ist: Kein Problem – Ihr Webhoster oder die Person, die Ihre Website betreut, kann Ihnen das in wenigen Minuten sagen.

3. BFSG Scout installieren

Sie haben BFSG Scout gekauft und per E-Mail eine Datei mit der Endung .zip sowie einen Lizenzschlüssel erhalten. Die ZIP-Datei ist das Plugin. So installieren Sie es:

1. In WordPress einloggen Öffnen Sie Ihre Website-Verwaltung. Das ist meist Ihre Internetadresse mit dem Zusatz /wp-admin am Ende. Melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Passwort an.
2. Zum Plugin-Bereich gehen Klicken Sie im Menü auf der linken Seite auf Plugins → Installieren.
3. Auf „Plugin hochladen" klicken Oben auf der Seite finden Sie einen Knopf Plugin hochladen. Klicken Sie darauf.
4. Die ZIP-Datei auswählen Klicken Sie auf „Datei auswählen", suchen Sie die BFSG-Scout-ZIP-Datei auf Ihrem Computer und wählen Sie sie aus. Klicken Sie dann auf Jetzt installieren.
5. Plugin aktivieren Nach kurzer Wartezeit erscheint ein Knopf Plugin aktivieren. Klicken Sie darauf. Fertig – BFSG Scout ist jetzt einsatzbereit.

4. Ihren Lizenzschlüssel eingeben

Damit BFSG Scout dauerhaft für Sie arbeitet, müssen Sie einmalig Ihren Lizenzschlüssel eintragen. Den Schlüssel haben Sie nach dem Kauf per E-Mail bekommen. Er sieht ungefähr so aus: eine lange Reihe aus Buchstaben und Zahlen.

1. Zur Lizenz-Seite gehen Klicken Sie im linken Menü auf BFSG Scout → Lizenz.
2. Schlüssel einfügen Kopieren Sie den Lizenzschlüssel aus Ihrer E-Mail und fügen Sie ihn in das dafür vorgesehene Feld ein. Tipp: Markieren Sie den ganzen Schlüssel in der E-Mail, kopieren Sie ihn mit Strg+C und fügen Sie ihn mit Strg+V ein – so vermeiden Sie Tippfehler.
3. Auf „Aktivieren" klicken Klicken Sie auf den Knopf zum Aktivieren. Nach wenigen Sekunden sollte eine grüne Bestätigung erscheinen, dass Ihre Lizenz aktiv ist.

5. Der erste Blick: Das Dashboard

Das Dashboard ist Ihre Startseite in BFSG Scout. Hier sehen Sie auf einen Blick, wie es um die Barrierefreiheit Ihrer Website steht. Sie erreichen es über BFSG Scout → Dashboard im linken Menü.

Auf dem Dashboard finden Sie typischerweise:

• Einen Gesamtstatus – oft als Ampel dargestellt: Grün heißt „alles in Ordnung", Gelb heißt „einige Hinweise", Rot heißt „wichtige Probleme gefunden".
• Eine Übersicht der letzten Prüfung – wann zuletzt geprüft wurde und wie viele Auffälligkeiten es gab.
• Einen Knopf, um eine neue Prüfung zu starten.

6. Ihren ersten Scan starten

Ein „Scan" ist eine Prüfung Ihrer Website. BFSG Scout schaut sich dabei Ihre Seiten an und sucht nach typischen Barrierefreiheits-Problemen. Das läuft vollautomatisch – Sie müssen nur den Startknopf drücken.

1. Zur Scan-Seite gehen Klicken Sie im linken Menü auf BFSG Scout → Scan.
2. Prüfung starten Klicken Sie auf den Knopf Scan starten (oder ähnlich beschriftet). BFSG Scout beginnt nun, Ihre Website zu untersuchen.
3. Kurz warten Je nachdem, wie viele Seiten Ihre Website hat, dauert das einige Sekunden bis wenige Minuten. Sie können dabei zusehen – ein Fortschrittsbalken zeigt Ihnen, wie weit die Prüfung ist. Schließen Sie das Fenster in dieser Zeit möglichst nicht.
4. Ergebnis ansehen Ist die Prüfung fertig, werden Ihnen die Ergebnisse angezeigt. Wie Sie diese lesen, erklärt das nächste Kapitel.

7. Die Ergebnisse verstehen

Nach dem Scan zeigt Ihnen BFSG Scout eine Liste mit allen gefundenen Auffälligkeiten. Jeder Eintrag in dieser Liste ist ein Befund – also etwas, das Sie sich ansehen sollten. Keine Sorge, wenn dort viele Einträge stehen: Das ist bei der ersten Prüfung völlig normal.

Die Prioritäten

Jeder Befund hat eine Priorität. Sie zeigt Ihnen, wie dringend Sie sich darum kümmern sollten:

Ein Befund im Detail

Klicken Sie auf einen Befund, um Einzelheiten zu sehen. Dort finden Sie in der Regel:

• Was gefunden wurde – eine kurze Beschreibung des Problems.
• Wo es gefunden wurde – auf welcher Seite Ihrer Website.
• Eine Empfehlung – was Sie tun können, um es zu beheben.

8. Gefundene Probleme abarbeiten

Die Ergebnis-Liste ist Ihre Arbeitsliste. Sie müssen nicht alles auf einmal erledigen – gehen Sie die Befunde nach und nach durch, am besten von „Kritisch" nach unten.

Den Status eines Befunds ändern

Damit Sie den Überblick behalten, können Sie jeden Befund mit einem Status versehen:

• Offen – Sie haben sich noch nicht darum gekümmert (Ausgangszustand).
• In Bearbeitung – Sie arbeiten gerade daran.
• Erledigt – Das Problem ist behoben.
• Ignoriert – Sie haben entschieden, dass dieser Befund für Sie nicht relevant ist.

So haben Sie immer im Blick, was noch zu tun ist. Nach dem Beheben eines Problems lohnt sich ein erneuter Scan, um zu sehen, ob der Befund verschwunden ist.

Befunde filtern

Wenn die Liste lang ist, können Sie sie filtern – zum Beispiel nur die kritischen Befunde anzeigen lassen oder nur die noch offenen. So arbeiten Sie gezielt und verlieren nicht den Überblick.

9. Automatische Prüfungen und E-Mail-Hinweise

Sie müssen den Scan nicht jedes Mal von Hand starten. BFSG Scout kann Ihre Website automatisch in regelmäßigen Abständen prüfen und Sie per E-Mail informieren, wenn etwas Neues gefunden wird.

1. Zu den Einstellungen gehen Klicken Sie im linken Menü auf BFSG Scout → Einstellungen.
2. Zeitplan festlegen Wählen Sie, wie oft geprüft werden soll – zum Beispiel täglich oder wöchentlich.
3. E-Mail-Hinweise aktivieren Tragen Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und schalten Sie die Benachrichtigungen ein. So erfahren Sie von neuen Problemen, ohne selbst nachschauen zu müssen.
4. Speichern Klicken Sie auf den Speichern-Knopf, damit Ihre Einstellungen übernommen werden.

10. Berichte erstellen und speichern

Manchmal möchten Sie die Ergebnisse nicht nur am Bildschirm ansehen, sondern als Datei speichern – etwa zur eigenen Dokumentation oder um sie jemandem zu schicken. Dafür gibt es die Berichte.

1. Zur Berichte-Seite gehen Klicken Sie im linken Menü auf BFSG Scout → Berichte.
2. Bericht erstellen Wählen Sie das gewünschte Format und klicken Sie auf den Knopf zum Erstellen. In der Regel stehen ein PDF-Bericht (gut zum Ansehen und Ausdrucken) und ein CSV-Export (zum Weiterverarbeiten in einer Tabelle) zur Verfügung.
3. Bericht speichern Der fertige Bericht wird heruntergeladen oder angezeigt. Speichern Sie ihn an einem Ort, an dem Sie ihn wiederfinden.

11. Häufige Fragen (FAQ)

12. Wenn etwas nicht funktioniert (Hilfe)

13. Wichtiger rechtlicher Hinweis